چطور یک رویداد را خوب برگزارکنیم ؟
در دانشگاه های ایران ، روزانه تعداد بسیار زیادی رویداد ( شامل سمینار، همایش، کنفرانس و ... ) برگزار می شود که شاید سوال خیلی از برگزارکنندگان باشد که "چطور یک رویداد را خوب برگزارکنیم ؟" هزینه های زیادی برای برگزاری رویداد های مختلف صرف میشود و تمامی برگزارکنندگان دوست دارند که از همه پتانسیل خود به صورت کامل استفاده کنند .
با برگزاری رویداد های بسیار زیاد تا کنون توسط ایونت یاب ، امروز تصمیم گرفتیم برخی از تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذاریم تا شما نیز بتوانید به برگزاری رویداد خودتان به بهترین شکل ممکن بپردازید .
در این مقاله ، ما 6 مرحله را برای شما توضیح خواهیم داد تا بتوانید یک رویداد حرفه ای برگزارکنید ...
1. اهدافتان را مشخص کنید :
بیایید با خودتان رو راست باشید ؛ هدف شما از برگزاری این رویداد چیست ؟ فکر کنید که قصد دارید برای جمع آوری یک بانک اطلاعاتی یک رویداد رایگان برگزارکنید و یا اینکه دستیابی علمی تازه ای را با دیگران به اشتراک بگذارید .
همه این موارد میتوانند دلایل برگزاری یک رویداد ( سمینار ، کارگاه و یا همایش ) باشند . شما باید بر اساس هدف مورد نظر خودتان برنامه زمانی خود را تنظیم کنید و آن را مرحله به مرحله انجام دهید .
پس همین الآن یک کاغذ بردارید و هدف خود را از برگزاری رویداد پیش رو برروی یک کاغذ بنویسید و مطمئن باشید که اعضا تیم شما نیز همین هدف را دنبال کنند .
2. یک لیست دقیق تهیه کنید :
قبل از شروع به تبلیغ و یا گسترش رویداد ، یک لیست دقیق از کارها و فعالیت هایی که باید انجام شود تهیه کنید . توجه داشته باشید که لیستتان باید کاملا دقیق و موردی باشد . به عنوان مثال در زیر یک لیست برای برگزاری رویداد برای شما قرار خواهیم داد :
- طراحی پوستر رویداد
- چاپ پوستر رویداد
- هماهنگی جهت مکان رویداد
- مشخص کرن وظایف هر فرد در رویداد
- و ...
4. یک تیم منظم :
برای برگزاری هرچه بهتر یک رویداد ، شما باید افراد مناسب را به کار بگیرید و همچنین مدیریت دقیقی در برگزاری و قرارگیری افراد داشته باشید . افرادی را انتخاب کنید که هم سو و هم عقیده با شما باشند و همه با هم یک هدف را دنبال کنید . پس از آن با کمک تجربه و یا با کمک تست های تیپ شخصیتی ( MBTI ) جایگاه مناسب را برای هر فرد پیدا کنید تا تیم شما دچار مشکل نشود .
5. جلسات منظم داشته باشید :
برای هرچه بهتر برگزارشدن رویداد ، پس از ارائه لیست کار ها به هر نفر و سپردن وظایف مختلف به هر فرد از تیم ، میبایست از آن ها بازخوردی مبنی بر انجام آن فعالیت دریافت کنید . به همین منظور قبل از شروع به انجام کارهای رویداد ، زمان هایی را برای انجام جلسات قرار دهید تا در آن جلسات همه افراد حضور یابند و گزارش کار خود را ارائه دهند . همچنین در این جلسات شما میبایست مواردی که نیاز به فکر و خرد جمعی دارند را نیز مطرح کرده تا همه افراد تیم بتوانند نظرات خود را بیان کنند .
6. فکر اتفاقات ناگهانی را نیز بکنید :
هر چقدر هم شما برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و بر اساس برنامه ریزی خود پیش بروید ، گاهی اوقات ممکن است اتفاقات غیرمنتظره ای رخ دهد که شما پیش بینی نکرده باشید . همیشه در برنامه ریزی های خود ، چند روز را برای خطا قرار دهید و همه کار ها را به روزهای پایانی موکول نکنید چراکه امکان دارد برنامه شما به هم بخورد !
جمع بندی :
هرچقدر بتوانید برنامه‌ریزی به‌تری برای همایش و رویدادتان داشته باشید و هرچقدر این برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر باشد، میتوانید روزهای کم‌استرس‌تری را تا روز برگزاری تجربه کنید. مشخص کردن اهداف، اولویت‌بندی میان کارها، با هوش و خلاقانه عمل کردن، مذاکره، در نظر داشتن زمان، تنظیم نقشه‌ی بازاریابی، مشخص کردن اعضای تیم و وظایف هرکدام، ساختن یک رابطه‌ی کاری خوب با اعضای تیم و مسئول فنی، به‌دست آوردن شناخت مناسب از محل برگزاری و راهنمایی و کمک خواستن از دیگران، از جمله نکاتی هستند که به برگزاری هر چه بهتر و کم‌استرس‌تر رویداد شما کمک خواهند کرد.
